Buchhaltung, Steuern

Buchhaltung leicht gemacht – was muss ich beachten

Sind wir mal ehrlich – jeder, der von der Selbstständigkeit träumt oder diese schon fest eingeplant hat, hat zumindest einen kleinen emotionalen Tiefpunkt, sobald es um das Thema Buchhaltung geht. Wir wollen schließlich unsere gesammelte Energie in unser Kerngeschäft und unsere fachliche Expertise stecken, anstelle uns mit Papierkram, Zahlen und Rechnungen Schreiben rumzuschlagen. Aber die Selbstständigkeit ist eben auch immer ein Kompromiss. Freiheiten gehen einher mit Verantwortungen, die man aus der Festanstellung weniger gewohnt ist. Die Buchhaltung mag ein rotes Tuch sein oder als notwendiges Übel gelten, aber am Ende dient sie natürlich unserem Wohle – finanziell und organisatorisch betrachtet.

Was brauche ich für meine Buchhaltung

Was ihr als Selbstständige auf jeden Fall als Erstes braucht, ist eine Steuernummer. Ohne sie könnt ihr keine Rechnung stellen und die stellen ja schließlich den Kern der Buchhaltung dar. Die Steuernummer bekommt ihr vom Finanzamt zugewiesen. Je nachdem, ob ihr Kleinunternehmer oder zur Ausweisung der Umsatzsteuer verpflichtet seid, benötigt ihr eure Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID. In beiden Fällen gilt, ohne Angabe einer Nummer, über die euch das Finanzamt identifizieren kann, ist eure Rechnung unzulässig. Ob ihr Kleinunternehmer seid oder nicht, erfahrt ihr auf www.kleinunternehmer.de.

Wenn ihr eure Rechnungen dann letztendlich stellt, benötigt ihr noch ein paar mehr Angaben:

    • Rechnungsanschrift: Natürlich eure eigene und die eures Kunden
    • Rechnungsnummer: Diese sollte sauber und vor Allem einmalig formuliert sein, damit das Finanzamt sie zuweisen kann. Im besten Falle ordnet ihr jedem Kunden ein Kürzel zu, mit dem die Rechnungsnummer beginnt. Dann kommt noch die Nummer der Rechnung und meistens auch das Datum hinzu.
    • Leistungsangabe: Gebt für euren Kunden genau an, was ihr in der Rechnung berechnet.
    • Leistungszeitraum: Gebt an auf welchen Zeitraum sich die Rechnung bezieht.
    • Kontonummer: Natürlich soll der zu zahlende Betrag am Ende auch auf dem richtigen Konto landen.
    • Firmierung: eine Rechnung ist auch immer eine Visitenkarte. Ihr solltet daher eure Firmierung unbedingt noch mal aufführen. Vorzugsweise in der Fußzeile

Wie ihr eine Rechnung letztendlich formuliert, erfahrt ihr hierWenn ihr eure Dienstleistungen über myErika vermittelt, habt ihr es besonders bequem, denn wir übernehmen für euch die Rechnungsstellung.

Wenn die erste Rechnung dann gestellt ist, rutschen wir automatisch in die Verpflichtung der Buchführung. Das Finanzamt will nämlich über sämtliche eurer betrieblichen Einnahmen und Ausgaben informiert sein. Das kostet vor Allem Zeit – Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind (von diesem Fall gehen wir für den Rest des Artikels aus),  müssen im ersten sowie im darauf folgenden Jahr die Umsatzsteuervoranmeldungen grundsätzlich monatlich abgeben, d. h. immer bis spätestens zum 10. Tag des Folgemonats.

In der Folge zeigen wir euch mögliche Wege auf, um eure Buchhaltung abzuhandeln.

Die virtuelle Buchhaltung

Tools, Tools, Tools – um die Buchhaltung selber zu übernehmen, bietet das Internet inzwischen unzählige Optionen, die euren Aufwand gering halten und Geld für einen Steuerberater sparen, der diesen Part übernehmen könnte. Aber Achtung: viele Tools sind trotzdem kostenpflichtig, zumeist auf monatlicher Basis.

Zu beachten ist natürlich auch, dass wie bei jeder anderen Software auch eine gewisse Einarbeitungszeit notwendig sein wird.

Für den Fall, dass ihr gerade erst in die Selbstständigkeit startet, arbeitet ihr im Idealfall mit einem Gründungsberater zusammen. Mit dieser Person könnt ihr eure Finanzplanung durchgehen, damit ihr wisst was ihr für eure Buchhaltung berücksichtigen müsst. Aber auch, wenn ihr schon länger selbstständig seid und über die Digitalisierung eurer Buchhaltung nachdenkt, ist es wichtig, sich über die speziellen Anforderungen des jeweiligen Geschäftsmodells klar zu sein. So könnt ihr dann bei der Auswahl einer Online-Buchhaltung besser einschätzen, welches Tool für euch das Beste ist – die gibt es inzwischen wie Sand am Meer. In den letzten Jahren drängen immer mehr Services, die nicht lokal auf eurem Rechner liegen, auf den Markt. Der Vorteil: Ihr könnt eure Buchhaltung von überall abrufen. Viele dieser Tools wurden von Steuerberatungsgesellschaften entwickelt und werden zum Teil kostenlos zur Verfügung gestellt. Einen übersichtlichen Test zu solchen Tools findet ihr bei  GRÜNDERKÜCHE.DE. Dort werden euch 12 Buchhaltungstools für Selbstständige und kleine Unternehmen vorgestellt und genauer bewertet. Eine absolute Leseempfehlung für alle, die Herr ihrer eigenen Zahlen werden wollen.

Das Modell Steuerberater

Wie zu Beginn angesprochen, wollen wir all unsere Energie und Zeit in unsere Kernkompetenz stecken und das müssen wir auch. D.h., wir müssen nicht nur unserem Geschäft nachgehen, sondern auch viel Zeit in die Kundenakquise stecken. Arbeitszeit ist in der Selbstständigkeit unser wertvollstes Gut. Wo bleibt da noch Raum für Belege Sortieren und die Umsatzsteuervoranmeldung?

Es spricht viel dafür, auf eine professionelle Buchhaltung in Form eines Steuerberaters zurückzugreifen – insbesondere zu Beginn der Selbstständigkeit. Dagegen sprechen eigentlich nur die Kosten. Die kann man nicht wegdiskutieren, denn eigentlich ist bei uns allen die Kohle knapp und einen Steuerberater zu beschäftigen erscheint als purer Luxus. Hier muss jeder für sich selbst den Wert von Zeit und finanziellen Mitteln abwägen. Der Steuerberater stellt langfristig auf jeden Fall eine Zeitersparnis dar und wenn wir unsere Unterlagen ordentlich vorbereiten, kann unser Arbeitsaufwand reduziert werden. Wer also mit einem Steuerberater arbeitet, sollte zu Beginn unbedingt klären, welche Unterlagen wie, wann und in welcher Form abgegeben werden sollen. Das kostet anfangs vielleicht etwas Zeit, aber der Aufwand bleibt überschaubar, wenn ihr alle Belege direkt ordentlich abheftet, und es wird sich schnell eine gewisse Routine einstellen. Am Ende des Monats gebt ihr eure gesammelten Werke ab und habt Ruhe bis zum nächsten Monat.

Geht’s auch ohne?

Nun stellt sich natürlich die Frage, ob das nicht auch komplett ohne finanziellen Invest möglich ist. Natürlich ist es das! Die Kunst der Buchhaltung lässt sich mit ein wenig Geduld natürlich auch erlernen, sodass ihr diese eigenständig abwickeln könnt. In diesem Youtube-Video von „Steuern und Wirtschaft erklärt“ lernt ihr, wie ihr mit Hilfe von Excel Herr der Lage und Sieger über die Steuerberater der Stadt werdet. Am Ende wartet noch das Elster-Portal, das offizielle online Finanzamt für die ELektronische STeuerERklärung. Auch hier dauert es wieder ein wenig, bis ihr euch eingearbeitet habt. Am Ende ist es eine Fleißaufgabe, für die man sich entscheiden muss.

Das bringt uns zu unserem Fazit: Die Buchhaltung ist zwar oft lästig, kann aber mit ein wenig Geduld und Eifer erlernt werden. Wer sich den Luxus von Online-Tools oder gar Steuerberatern gönnt, der wird auch hier nicht sein Geld verbrennen, denn ihr investiert in euer wichtigstes Gut – eure Arbeitszeit!