Event, Hochzeit, Geburtstag

Großbaustelle Event – wie plane ich meine Veranstaltung

Jeder, der schon mal eine Party veranstaltet hat, kennt das Gefühl, wenn die Gäste quasi schon mit einem Bein auf der Tanzfläche stehen, während die Käsewürfel noch nicht auf den Spießen sind, die Musikauswahl nicht steht und das Bier auch noch ungekühlt ist: Stress.

Denken wir nun noch eine Rubrik größer, an Veranstaltung mittleren bis größeren Ausmaßes, so verdichten sich die Schweißperlen auf unserer Stirn. Hier geht es nicht mehr um Bier, welches evtl. 1-2 Grad zu warm ist, sondern um knallharte Deadlines. Dabei schleicht sich auch leider nie eine Routine ein, denn jedes Event ist bekanntlich anders. Während wir für den Junggesellinnenabschied einen Hair & Make-up Artist buchen könnten, brauchen wir für das Sommerfest vielleicht doch eher einen Caterer. Aber fangen wir einmal von vorne an und versuchen zumindest ein paar eventübergreifende Organisationsschritte zu erläutern – ob für Geburtstag, Kundenevent oder silberne Hochzeit.

Was ist eigentlich dieses RSVP?

Ein guter Event plant sich nicht mal eben nebenbei, sondern es muss der innere Projektmanager geweckt werden. Schritt für Schritt plant ihr den perfekten Tag für eure Lieben, die Belegschaft oder ein größeres Publikum.

Sowohl für private, als auch berufliche Veranstaltungen solltet ihr ein Ziel festlegen. Das klingt jetzt sehr nach Marketing, ist aber im Grunde viel simpler. Dieses Ziel kann schließlich auch die Organisation einer Geburtstagsfeier sein, von der alle Gäste mit zufriedenen Gesichtern heimgehen. Davon leitet ihr dann das Rahmenprogramm und später die Gästeliste ab. Wenn ihr diese beiden Dinge grob festgelegt habt, sucht ihr nach einem Datum und in der Kombination nach einer angemessenen Location für eure Veranstaltung.

Achtung, Stressfaktor! Das Finden der passenden Location zum gewünschten Datum kann schnell mal zur Verzweiflung führen. Habt also bestenfalls immer eine Alternative zur Wunschlocation im Hinterkopf.

Nachdem ihr das Datum festgelegt und im Idealfall schon eine Location reserviert habt, beginnt ihr mit der bereits angesprochenen Gästeliste, dem Herzstück der Veranstaltung. Soweit so gut – sollte doch erstmal einfach sein. Wenn später eine Sitzordnung hinzukommt, dann kann das durchaus schon mal zu Problemen führen – wer kann mit wem und wer darf auf keinen Fall zusammensitzen. Wir kennen das alle – leider.

Absolut im Trend: RSVP! Wenn ihr eure Einladung oder auch Save-the-dates verschickt, dann gebt ein Datum an, zu dem sich eure Gäste zwecks Teilnahme am Event zurückmelden. Das erleichtert eure Planung immens – gerade, wenn es um die Location und z.B. das Catering geht. RSVP ist eine Abkürzung aus dem Französischen und steht für répondez s’il vous plaît – „Bitte antworten Sie“. Formuliert sieht das dann total lässig aus: RSVP bis zum 02.10.2018!

Rahmenprogramm, Catering und Co

In der Folge haben wir euch eine kleine Checkliste erstellt und zeigen euch auf, wo euch unsere Erikas bei der Planung und Durchführung eures Events behilflich sein können.

 

  • Hair & Make-up: Ob Kinderschminken, das eigene Styling oder Programm für Party-Gäste – einen Hair & Make-up Artist kann man rund um ein Event immer gebrauchen.
  • Catering: auf einer guten Veranstaltung will auch für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt sein. Unter unseren Erikas findet ihr in Zukunft auch Köche, die ihr für eure Veranstaltungen buchen könnt.
  • Moderation: ein großes Event verdient eine große Stimme. Da ihr selber sicherlich die Hände voll zu tun haben werdet, hilft euch z.B. Bianca bei der Führung durch euer Rahmenprogramm 
  • Kindertisch: für die kleinen Gäste will natürlich auch gesorgt werden, sollten sie bei eurem Event anwesend sein. Wir würden euch Richard ans Herz legen, der mit seiner familientauglichen Musik von kleinen Spinnereien und Entdeckungen zu berichten weiß.
  • Reinigung: nach einem guten Event sieht man, dass dort gefeiert oder getagt wurde. Das gehört dazu und lässt sich gar nicht verhindern. Soll es auch nicht. Wenn ihr Hilfe bei der Reinigung eures Gartens, eurem Haus oder das Event-Location benötigt, dann bucht einfach eine unserer Reinigungskräfte. Sie helfen euch gerne.

Und was ist mit euch?

Wenn das letzte Bier gezapft und er letzte Gast gegangen ist und ihr auch schon für die Reinigung gesorgt habt, dann atmet erstmal tief durch. Meistens fällt nach einer größeren Veranstaltung schon eine ordentliche Last ab. Wir finden, da solltet ihr euch etwas gönnen. Unter unseren Erikas befinden sich bereits einige Masseure und Masseurinnen, bei denen ihr es euch mal so richtig gut gehen lassen könnt. So könnt ihr euch dann direkt auf euer nächstes Großprojekt stürzen.

 

 

Wenn ihr übrigens hervorragende selbstständige Event-Planer seid, die mit Herz und Seele dabei sind, dann registriert euch noch heute und werdet eine Erika. Auf euch warten zahlreiche Aufträge, denn es gibt immer Etwas zu feiern.